jueves, 29 de enero de 2009

informe administrativo

DOCUMENTACIÓN
ELABORACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS

1. OBJETO

Esta norma tiene por objeto establecer y unificar los requisitos para la elaboración de informes administrativos.

2. DEFINICIONES Y CLASIFICACIÓN

2.1 DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

2.1.1 Informe administrativo

Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio, o proyecto de carácter administrativo.

2.1.2 Preliminares

Partes que antecede al texto o cuerpo del informe constituidas por:

2.1.2.1 Cubierta: Tapa o pasta que protege el documento.

2.1.2.2 Portada: Primera pagina del informe; contiene los datos requeridos para la identificación de documento.

2.1.2.3 Tabla de contenido: Lista de títulos que corresponden a los capítulos y a las divisiones principales, en el mismo orden de página del informe.

2.1.2.4 Glosario: Lista alfabética que define o explica términos, signos, unidades, abreviaturas y siglas utilizadas en el informe.

2.1.3 Cuerpo del informe

Texto del documento, constituido por:

2.1.3.1 Introducción: Planteamiento breve que expone los alcances del informe extenso

2.1.3.2 Objetivo: Planteamiento breve que expone la finalidad del informe corto

2.1.3.3 Núcleo del informe: Capítulos, temas y subtemas que constituyen la esencia del informe.

2.1.3.4 Capítulo: División, básica mayor del informe que desarrolla un tema completo y permite orientar su lectura.

2.1.3.5 Subdivisión: Cada parte en que se fracciona un capítulo. Correspondiente a temas y subtemas.

2.1.3.6 Título: Nombre del informe, del capítulo o de la subdivisión.

2.1.3.7 Figuras (ilustraciones): Gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.

2.1.3.8 Tablas: Cuadro numérico, estadístico, geográficos o de otro orden, que se presenta en columnas.

2.1.3.9 Cita: Pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe.

2.1.3.10 Nota de pie de página: Aclaración del autor del informe para ampliar o completar una idea expresada en el texto.

2.1.3.11 Conclusiones: Resultados obtenidos y deducciones hechas después de analizar, en detalle el trabajo descrito en el informe.

2.1.3.12 Recomendaciones: Formulaciones concisas de las acciones que se consideran necesarias, como resultado directo de las conclusiones alcanzadas.

2.1.4 Material complementario: Partes que siguen al cuerpo del informe para ampliarlo y facilitar su utilización, constituido por:

2.1.4.1 Anexos: Conjunto de documentos y adiciones que sirven para complementar y aclarar el cuerpo del informe.

2.1.4.2 Bibliografías: Lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema.

2.1.4.3 Referencias Bibliográficas: Conjunto de datos suficientemente precisos y ordenados que facilitan la identificación de una fuente documental o parte de ella.

2.1.4.4 índices: Lista alfabética de temas o aspectos relevantes de informe. Diferente de la tabla de contenido.

2.1.5 Otras definiciones

2.1.5.1 Códigos: Letra, cifras o combinaciones de ambas para hacer una clasificación.

2.1.5.2 Encabezados: Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

2.1.5.3 Encabezamientos: Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio de un documento.

2.1.5.4 Espacios: Distancia horizontal de escritura.

2.1.5.5Interlinea: Distancia vertical entre dos reglones. Por extensión se le denomina renglón.

2.1.5.6 Número: Identificación consecutiva del documento.

2.1.5.7 Razón social: Nombre que identifica a una empresa.

2.1.5.8 Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

2.1.5.9 Viñeta: Señal grafica en gorma de circulo, rombo y otros que se anteponen a un texto para destacarlo.

2.2 CLASIFICACIÓN

Los informes administrativos se clasifican asi:

2.2.1 De acuerdo con el numero de hojas

En cortos, hasta la pagina número 10 y en extensos, a partir de la pagina número 11.

3. REQUISITOS

3.1 MARGENES

En el informe administrativo extenso o corto se emplean los siguientes:

Superior entre 3 cm y 4 cm

inferior entre 2cm y 3 cm

lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm

lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

Nota: Cuando el informe se imprime por las dos caras de la hoja, se unifica la medida de los márgenes izquierdo y derecho a 3cm. En computador se trabaja con páginas paralelas, convirtiendose el margen izquierdo en interno y el derecho en externo.

3.2 INFORME EXTENSO. MATERIAL PRELIMINAR

Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea globla del informe. consta de : cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.

3.2.1 CUBIERTA (opcional)

presenta la informacion basica del documento. Al utilizarla, debe contener los datos suficientes, para que el lector sepa con exactitud a que informe se refiere, sin necesidad de abrirlo. Puede ser reemplazada por la portada. incluye los siguientes elementos basicos.

3.2.1.1 Razón Social

3.2.1.2 Titulo del informe y subtitulo, si lo hay.

3.2.1.3 Número o código de identificación. el autor puede emplear un número o codigo alfanumerico de identificación. En el informe extenso, este se anota en la parte superior derecha tanto en la cubiera como en la portada, precedido de la palabra número o presentado en un recuadro.


Margen Derecho

SG - 002
Para codigos
7506 -002


Para números 002


Con excepcion del codigo o número de identificacion, los demas elementos pueden aparecer en la pocision estetica deseada.

Es posible agregar otros elementos que se consideren necesarios, pero evitando que la cubierta se vea aglomerada.

3.2.2 Portada

De libre diagramacion en estetica , tamaño de letra, escritura en mayuscula sostenida o no, dibujos y otros. Si reemplaza a la cubierta, es la fuente principal de informacion y constituye la primera pagina deinforme. Adicional a los elementos de la cubierta, contiene los siguientes datos:

3.2.2.1 Nombre de dependencia, area , grupo, comité,sucursal , comision, entre otros.

3.2.2.2 Nombre de la o de las personas que elaboraron el informe.

3.2.2.3 Ciudad de origen del informe en cualquiera de las siguientes opciones:

Fecha completa (dia , mes , año) : Pereira, 16 de agosto de 1996

Año: Bucaramanga, 1996

3.2.3 tabla de contenido

se coloca inmediatamente después de la portada. Contiene los titulos de : capítulos, subdivisiones principales, del cuerpo del informe, material complementario y su respectivo numero de paginas. para su elaboracion se tiene en cuenta lo siguiente ( vease la figura 4).

El titulo TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenido, centrado a 5cm del borde superior. La relación se inicia de dos a cuatro interlineas del titulo.

Si la columna de paginación se titula co la abreviatura Pág., esta constituye la primera línea después del titulo, y la relación se inicia de dos a cuatro interlineas.

3.2.3.1 numerales. Se ubican contra el margen izquierdo. Igualmente, contra el mismo margen, los títulos que no llevan numeral como: glosario, introducción, bibliografía, Índice, conclusiones, y recomendaciones.

3.2.3.2 titulo de cada capitulo y subdivisiones. Los títulos de los numerales de primero y segundo niveles se escriben en mayúscula sostenida; los títulos de la subdivisión de tercer nivel, máxima subdivisión que aparece en la tabla de contenido.

La tabla de contenido se escribe a dos interlineas entre títulos. Cuando alguno de ellos ocupe mas de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlinea y comienzan debajo de la primera letra del anterior.

3.2.3.3Numero de página. Se tabula contra el margen derecho, frente al tema o subtema que le corresponde.


Nota. Es opcional rellenar con puntos el espacio sobrante entre los títulos y el número de páginas


3.2.3.4tablas, figuras (ilustraciones) y anexos. Cuando el informe los requiera, estos se pueden enunciar al final de la tabla de contenido o en lista separada.

Cuando la relación, se efectúa al final de la tabla de contenido, cada uno de los títulos se ubican centrado, en mayúscula sostenida, de dos a cuatro renglones después de la última línea. (Véase la figura 4

Para ambos casos, la primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del titulo, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial, relacionando las figuras, tablas o anexos con el número y la leyenda correspondiente. El número de la página se escribe en el mismo renglón, contra el margen derecho.

3.2.4 glosario (ultimo elemento del material preliminar)

Si el informe requiere una explicación de términos, abreviaturas o siglas, para facilitar su interpretación, se elabora un glosario en orden alfabético, ( véase figura 5).

El titulo GLOSARIO se escribe centrado, en mayúscula sostenida a 5cm del borde superior de la hoja.

De dos a cuatro interlineas se ubica el primer Termini en mayúscula sostenida Contra el margen izquierdo, seguido de dos puntos (:) y después de dos espacios se digita la definición con mayúscula inicial; si esta ocupando mas de un renglón, el segundo y los subsiguientes se escriben a una interlinea sin dejar sangría .entre términos se dejan dos interlineas.

3.3 INFORME EXTENSO. CUERPO DEL INFORME

Constituye la parte central del documento y esta conformado por introducción, núcleo del informe, núcleo del informe y recomendaciones (opcional).

3.3.1 introducción

El informe extenso lleva una introducción que plantee brevemente el alcance, los objetivos del trabajo y el enfoque general. Como no hace parte del texto principal, no tiene numeración sino titulo.

La palabra INTRODUCCION se escribe en mayúscula sostenida, centrada y a 5cm del borde superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del titulo; las subsiguientes, a interlineación de uno, uno y medio y dos.

3.3.2 núcleo del informe

El núcleo del informe se puede dividir en capítulos y estos a su vez, en subdivisiones que correspondan a un tema completo. Para su desarrollo se tiene en cuenta lo siguiente:

3.3.2.1 escritura del texto. Se redacta en forma impersonal ( se proyecta, se estudio…) y los párrafos comienzan contra el margen izquierdo.

La primera línea de escritura de cada capitulo se inicia de dos a cuatro renglones del titulo, que da a libre criterio escribir a interlineación de uno, o de uno y medio. Entre párrafos se deja el doble de la interlineación elegida.